Es muy común comenzar un negocio o emprendimiento online solo, entonces la principio tú serás el responsable y único usuario de la información, por lo cual es recomendable iniciar con buen pie, teniendo todo organizado y disponible para compartir en caso de ser necesario, así cuando tu emprendimiento comience a crecer será muy fácil sumar nuevas personas que podrán realizar parte del trabajo y para ello la mejor herramienta que puedo recomendarte es GOOGLE.

Si comienzas teniendo orden en los documentos y con un estándar definido la escalabilidad en tu empresa será pan comido, entonces comienza a utilizar herramientas que sean gratuitas pero que además te proporcionan la robustez y confianza que tu negocio necesita, creeme he visto como empresas en crecimiento se desploman por no tener el camino y la información clara, porque nunca contemplaron sumar recursos a sus organizaciones y no esperaron crecer como lo hicieron, en consecuencia incurrieron en reprocesos que se traduce a perdida de dinero.

A continuación te mencionaré las herramientas claves que google pone a tu disposición para que puedas gestionar y atender un negocio escalable en el mundo digital.

Cuenta de correo GMAIL

 

Ya debes conocer GMAIL, sin duda una herramienta versátil e intuitiva para el uso de la mensajería, hoy día es posible que configures tu cuenta de correo en esta herramienta e incluso puedes configurar tu logotipo para que sea visible en la misma, esto te permitirá usar las virtudes de la herramienta, además de la simplicidad de acceso, ya que podrás ingresar desde cualquier computadora y no deberás aprenderte URLs de tu gestor de correo.

Para configurar tu cuenta empresarial en gmail, te dejo el paso a paso en el siguiente video:

https://www.youtube.com/watch?v=yl-w3uFa5KY

Ventajas de hacer uso de Gmail en tu cuenta corporativa

• Rápido y fácil acceso.
• 15Gb para almacenamiento de información.
• Capacidad de compartir almacenamiento del drive.
• Interfaz amigable e intuitivo.
• Motor de Búsqueda potente.
• Capacidad de etiquetar los correos recibidos.
• Puedes gestionar varios correos gmail en una misma máquina y un mismo navegador.
• Disposición del uso de chat interno.
• Posibilidad de usar gmail sin conexión haciendo uso de la aplicación “Gmail Offline”, te permitirá adelantar el trabajo y retomarlo una vez tengas conexión, ideal para persona que estén de viaje.

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Google Drive

 

Es un servicio gratuito de almacenamiento de dato que está disponible en la nube, tiene capacidad de almacenamiento de hasta 15Gb y posterior a ello puedes realizar la contratación de una versión paga a fin de ampliar los GB, en ella puedes realizar la creación de carpetas y diversos tipos de archivos.

Para acceder a google drive debes ingresar en tu correo electrónico, si este está asociado a una cuenta de correo gmail, dirígete a la parte superior derecha de la pantalla y haz clic en el menú de puntos, estará posicionado al lado de tu logotipo (si lo has incluido previamente).

Ahora deberás seleccionar la opción Drive, representada con el icono de google Drive, presentado a continuació:

Una vez hagas clic en el mismo, podrás entrar a tu unidad de trabajo la cual está dividida de la siguiente manera:

Ahora bien si ya has realizado la creación de algún archivo, entonces el panel se visualizará de la siguiente manera:

Menú Principal: Posicionado en el sector izquierdo de la pantalla, desde allí permite la creación de nuevos archivos, visualizar todo el contenido que está creado en la unidad de trabajo, el contenido que te ha sido compartido desde otra cuenta, los vistos recientemente, los destacados, la papelera de reciclaje, copias de seguridad y el conteo de Gigas almacenados versus los disponibles.

Acceso Rápido: Se visualizarán los últimos archivos vistos recientemente.

Lista de carpetas y archivos creados: Es un listado en el cual se especifica el nombre propietario o creador del archivo, fecha de la última modificación, así como el usuario que hizo el cambio y el tamaño, solo aplica para archivos y no para carpetas.

Crear una Carpeta en Drive y sus acciones

Para crear una carpeta, deberás hacer clic en el botón Nuevo Ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla en el menú principal. Una vez se hace clic en la misma, se desprenderá el siguiente submenú:

Para crear una carpeta, deberás hacer clic en la primera opción “Carpeta”.

Posteriormente se visualizará una ventana emergente en la cual deberás escribir el nombre de la carpeta que deseas crear.

A modo de ejemplo crearemos una llamada “Test 1”.

Una vez que incluiste el nombre de tu carpeta haz clic en “Crear”, así podrás ver tu carpeta creada.

Ahora bien, una vez que tu carpeta esté creada puedes realizar diversas acciones con ella, haciendo clic en el botón derecho del mouse sobre la misma.

A continuación puedes realizar las siguientes acciones:

• Abrir con: En este caso no te dará ninguna opción, aplica mayormente a los archivos o si tienes instaladas aplicaciones adicionales de google que permitan leer este tipo de archivos.
• Compartir: Permite compartir todo el contenido de la carpeta bien sea por un link general u otorgando permisos a determinados usuarios.

Al hacer clic sobre la opción visualizará una ventana en la cual agregaras los correos que autorizas a acceder a la información, así mismo si haces clic en el icono del lápiz podrás indicar el tipo de permiso que vas a otorgar, el mismo puede ser solo lectura (es decir ninguna de las personas podrá modificar el contenido de la carpeta o archivo) o con opción de editar sobre el documento.

Una vez ingreses los correos y selecciones el tipo de permiso puedes hacer clic en el botón “listo”.

En la parte superior de la ventana tienes la opción “Obtener enlace para compartir”, un acceso rápido a esta funcionalidad, aquí en vez de indicar los usuarios que pueden ingresar dejarás que cualquiera que tenga la URL visualice la información.

• Obtener enlace para compartir: Permite generar un link para compartir el contenido de la carpeta.
• Mover a: En este caso no aplica porque la carpeta se encuentra directamente en la raíz, pero si estuviera dentro de una carpeta o incluso esta quisieras moverla dentro de otra entonces puedes hacerlo por medio de esta funcionalidad
• Añadir a Destacados: Permite destacar el archivo y visualizarlo en la sección de destacados del Menú Principal.
• Cambiar Nombre: Tendrás la opción de modificar el nombre actual.
• Cambiar Color: Puedes asignar un color determinado a la carpeta, de esa manera la puedes identificar rápidamente. Ejemplo:

• Buscar en Test 1: Esta opción te permite realizar una búsqueda de los archivos que estén dentro de la carpeta.
• Ver detalles: Muestra un histórico de información de los cambios realizados dentro de la carpeta.

• Descargar: Permite realizar una descargar de la carpeta en conjunto con toda la información.
• Quitar: Aquí podrás eliminar la carpeta, la misma irá a la papelera de reciclaje en caso que desees recuperarla.
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Subir una Carpeta o Archivo

 

Una de las opciones más utilizadas es la carga de archivos, google drive te permite almacenar archivos de cualquier formato word, excel, power point, .zip, entre otros.

Debes hacer clic en la opción Nuevo y seleccionar “Subir Archivo” o “Subir Carpeta”, según sea tu necesidad.

Luego debes indicar la ruta en la cual se encuentra el archivo en el computador y una vez seleccionado hacer clic en el botón “Open”/”Abrir”, comenzará la subida de información y una vez terminada podrás ver el mismo en la sección de principal.

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Espero te gustará este mini tutorial

Te leo en los comentarios