Un Sponsor en un Congreso virtual es una parte importante del mismo, pero para la captación de estos es necesario tomar en consideración ciertos aspectos que son vitales.

En este artículo vas a encontrar información de alto interés con respecto a cómo puedes elegir eficientemente un sponsor y los pasos para cautivar al mismo, así como los dos tipos de sponsor más comunes con los cuales puedes trabajar.

Y por último encontrarás un listado de recomendaciones claves que pueden ayudarte a tener tu congreso en regla y sin malentendidos.

Pero, ¿Qué es un Sponsor?

Antes de continuar me gustaría aclararte que significa realmente un SPONSOR, la palabra en sí significa auspiciador.

Pero en el significado más completo, un sponsor es un patrocinador, es decir, puede ser una persona, una marca o una empresa que apoya tu congreso, generalmente con fines publicitarios.

¿Cómo elegir un Sponsor en un Congreso virtual?

Al iniciar un congreso online una de los puntos claves es la elección de un los sponsor o patrocinadores, es uno de los puntos claves que puede impulsar positivamente tu proyecto. 

En este proceso la clave será entonces tener una meta clara y establecer un paso a paso el cual te cuento a continuación:

#1 Identifica claramente tu cliente ideal

Un congreso virtual también debe tener una definición clara de tu cliente ideal o buyer persona, es decir, tienes que saber como es el perfil de personas sobre las cuales está orientado el contenido de tu congreso.

La identificación de tu cliente te ayudará a:

#2 Sectores vinculados a tu cliente ideal

El siguiente paso que debes realizar es construir un listado de los sectores que tengan en común el mismo cliente ideal.

Para ejemplificar de manera claro este escenario vamos a unos ejemplos:

Imagina que tu cliente ideal es mujer de 30 a 50 años, emprendedora, entonces, las preguntas a realizar serían ¿Que consume mi cliente ideal?, ¿Cuáles son sus intereses?, para este escenarios podrías pensar en:

Con este listado, cualquier marca o empresa que corresponda a los mismos pueden ser sponsor de tu congreso, no importa entonces si no están directamente relacionado a tu temática, el mayor valor será el interés en común en tu cliente ideal.

#3 Crea un listado de Empresas

Al tener identificado los sectores en común y de alto interés para tu cliente ideal, continúa elaborando una lista de las empresas o marca contenida en estos sectores.

Aquí me parece importante realizar una aclaración sobre este tema, muchas personas piensan que la clave está en seleccionar empresas muy grandes, realmente este no es el único factor a considerar.

Si bien el hecho de tener un sponsor grande en tu congreso genera prestigio a tu congreso, debes tener en consideración que post la aprobación de su lado para participar en tu evento, la liberación del monto puede tomar hasta dos meses.

En este sentido es importante considerar marcas y empresas medias, las cuales incluso puedes tener más agilidad en las respuestas y la liberación de la remuneración vinculada.

#4 Identifica contactos eficacia

Por último según el listado de empresas ubica los contactos eficaces, es decir, contacta departamentos de publicidad y marketing, selecciona números y busca la mayor cantidad de información posible.

No olvides que puedes utilizar la herramienta de LinkedIn, si la empresa está creada en esta plataforma puedes ver los empleados vinculados y así identificar rápidamente un contacto que esté relacionado con los procesos de patrocinio y así agilizar los contactos. 

Cautiva al Sponsor en un Congreso virtual

El proceso de comunicación con los sponsor deben estar elaborado de manera eficiente y prestando atención a los detalles, con ello transmites seguridad y profesionalismo, siendo esto un paso clave en la aceptación del mismo.

#1 Establece paquetes

Una de las estrategias que puedes implementar para hacer más atractiva la participación a tu congreso es crear paquetes, suelen hacerse entre dos o tres paquetes.

Normalmente se especifican nombres más comerciales como Oro, Plata y Bronce por ejemplo, con cada paquete la participación del sponsor será diferente así como el costo del mismo.

Este tipo de iniciativa permite entonces que tu patrocinador tenga opciones, en muchos casos algunas empresas tienen un límite de patrocinio por emprendedor, entonces al proporcionar opciones da más posibilidad de recibir un SI.

Los paquetes se dividen en costos y en las apariciones de la marca.  Entre las opciones que puedes proporcionarle a la marca son:

#2 Página de Información

Esta es una recomendación que te recomiendo a título personal, la creación de una página con toda la información de alto interés sobre tu congreso y que puedas compartir con tus posibles sponsor.

Este aspecto es opcional, pero permite mostrar un congreso profesional, el hecho de proporcionar enlaces y develar esta página en conjunto con la del home donde se realizará la captación de la audiencia.

Debes pensar que al ser tu congreso virtual, necesitas dar seguridad a tus patrocinadores, que ellos entiendan que están trabajando con una persona seria y comprometida. 

Une todo esto a una imagen (diseño) de marca clara y la cual debe permanecer en toda la información enviada. 

#3 Dossier

Por último prepara un dossier sobre tu congreso, es decir, un documento en el cual se incluye toda la información correspondiente al congreso.

La estructura del dossier es:

Tipos de Sponsor

A continuación una breve explicación de los tipos de sponsor que puedes contactar para tu congreso virtual.

Son las empresas que realizan un intercambio monetario por la aparición de la marca en determinados espacios de las páginas y las redes sociales de tu congreso, así como la aparición en determinados videos.

No existe una fórmula única en cuanto al ofrecimiento que puedes presentarle a tu sponsor, de hecho aquí puedes hacer un llamado a la creatividad, pensando en la necesidad principal de tu patrocinador y como puedes darle una participación inteligente a tu evento.

Corresponde a los patrocinadores que tendrán mención en tu congreso a cambio de hacer publicidad a tu eventos con sus comunidades.

La publicidad que el sponsor puede darte es mediante las redes sociales, páginas web o medios impresos que ellos manejen.

En este caso las posibilidades son infinitas y puede darte mucho valor a organizaciones con amplia cantidad de seguidores o gran actividad en los medios digitales.

Consideraciones Importantes

Al momento de tratar con sponsor debes tomar en consideración ciertos aspectos que son clave para evitar malentendidos en el proceso, después de todo piensa que esto es un acuerdo comercial

  1. Realiza un contrato con tu sponsor donde quede claramente definido los acuerdos y compromisos que establecen ambas partes.
  2. Solicita aprobación del paquete de tu sponsor de manera escrita.
  3. Informar oportunamente sobre los tiempos que maneja tu sponsor para la liberación de los fondos económicos. 
  4. Cualquier cambio expuesto posterior a la firma del contrato detallada por escrito.
  5. No cambies las fechas previamente estipuladas, esto arruinara tu reputación ante los sponsor y ponentes del congreso.
  6. Establece de manera clara en tu dossier la moneda con la cual estás trabajando.

Con amor, Mariangel.

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