¿Qué esperar de un congreso virtual?, La expectativa de un congreso virtual, es por mucho el primer ítem que debes tener claro en todo el proceso, de ello dependerá incluso la productividad del mismo.

Cuando decides crear un congreso online necesitas tener muy claro los tiempos de ejecución del mismo, no puedes dejar de lado este tema porque te ayudará no solo a programar tus actividades sino a manejar la ansiedad que puedas generar en el proceso.

Quizás ahora te preguntas, Mary entiendo lo que dices, pero cuando hablas de expectativas ¿Acaso te refieres exclusivamente a tiempo?, la respuesta es no, me refiero a un cúmulo de factores para los cuales es imperativo mantener la claridad.

Quiero entonces establecer un norte, un primer paso claro y para ello he desarrollado un listado actividades que debes realizar como FASE 0 en el proceso de creación de un congreso online, las mismas altamente ligadas a las expectativas.

Objetivo Claro para tu Congreso Virtual

He hablado anteriormente sobre el objetivo de tu congreso, pero quiero profundizar un poco más con respecto a este tópico.

Cuando creas un congreso online sin duda puedes tener un objetivo principal y varios objetivos secundarios, lo importante es establecer de manera clara cuáles son y compartirlos con socios o equipo de trabajo en caso que estos existan.

Ahora bien, tus objetivos deben poder ser medibles, de otra forma no tendrás claridad si has alcanzado los mismos o no.  Esto es vital, ya que de esta manera podrás tomar acciones efectivas para mejorar el desempeño de las actividades o no.

A continuación te mencionaré objetivos medibles y objetivos no medibles referentes a la misma temática, de esta manera podrás formarte una idea clara de la construcción de los mismos.

Objetivos No MediblesObjetivos Medibles
Quiero crear una audiencia con mi congresoQuiero crear una audiencia de 2.000 personas
Quiero tener sponsor en mi congresoQuiero tener 3 sponsor en mi congreso
Quiero ganar dinero con mi congresoQuiero ganar 2.000 USD en ventas con mi congreso virtual
Quiero crear un congresoQuiero crear un congreso de 10 ponentes, 2 sponsor, 1000 personas de audiencia y con visibilidad en España, México y Colombia.

Como puedes observar de manera clara los objetivos medibles nos dan una idea no solo de las metas, sino de las actividades que podemos generar para alcanzarlos, no es lo mismo crear un congreso de 5 ponentes que uno de 30 ponentes, las actividades y dedicación son mayores.

Este tipo de decisiones deben formar parte de la primera fase (planificación) de tu congreso virtual, para así garantizar que tengas actividades y expectativas definida en función a objetivos realistas.

Debes pensar en objetivos realistas, por ejemplo crear un congreso con 1.000 ponentes no es un objetivo realista y además no aportaría valor, ya que las personas perderían el interés en ver tantas ponencias, en pocas palabras podrías aburrir a tu público.

Tamaño de la Audiencia de tu Congreso

Al iniciar un congreso virtual, es necesario que tengas una idea clara sobre la cantidad de personas que formarán parte de tu audiencia, el tener claro este dato te permitirá:

Estos tres puntos son muy importantes dentro de la ejecución del proyecto, ya que están altamente ligados con los objetivos del mismo, así que manos a la obra y traza números alcanzables. 

Disponibilidad de Tiempo

La planificación y ejecución de un congreso virtual toma su tiempo, me atrevería a decir que parte del éxito del mismo se deberá a la planificación y orden con el cual realices las tareas necesarias, es por ello que deberás establecer de manera clara la disponibilidad de tu tiempo a la semana en cuanto a la dedicación.

Es posible por ejemplo que puedas invertir 1 hora diaria, de lunes a viernes, quizás puedes trabajar todo el sábado en la gestión de actividades, los días y las horas dependen exclusivamente de tu agenda no hay una respuesta para ello.

Lo importante es establecer un compromiso real, en caso contrario podrías no llegar a los tiempos que necesitas y poner en riesgo todo el proyecto.

Capacidad y Habilidades

Una de las expectativas que debes tener clara son las habilidades que te acompañan en este momento, los congresos son apasionantes porque te invitan a la creatividad y a desarrollarse en diversos ámbitos. 

En este sentido mi recomendación es la siguiente, como primera opción puedes buscar un equipo de trabajo que realice aquellas actividades en las cuales pienses que no eres es mejor en el desarrollo de las mismas.

Como segunda opción puedes buscar un mentor que realice todo el acompañamiento y tenga la capacidad de guiarte en todo el proceso, no solo en la planificación, sino además mostrándote el uso de herramientas y actividades en las cuales no tengas conocimiento o necesites reforzarlos.

Equipo de Trabajo de tu Congreso Virtual

Un equipo de trabajo siempre será un apoyo valioso especialmente en los congresos, pero entiendo la realidad a la cual se exponen muchos emprendedores digitales y es que al iniciar el proceso no cuentan con el mismo.

En este sentido quiero decirte que aún sin equipo de trabajo ¡es posible!, puedes desempeñar cada una de las actividades siempre y cuando tengas la guía y la determinación necesaria para hacerlo.

Si por otro lado te preguntas qué tipos de perfiles necesitas para armar este equipo de trabajo, te listo algunos que puedan ser de gran ayuda.

Como te comente anteriormente, no es indispensable contar con los mismos, pero en caso de requerir, la estructura más completa sería la mencionada anteriormente, realmente todo dependerá de tu presupuesto.

Planificación de Tareas

Una de las actividades que deben formar parte de la etapa inicial en la construcción de tu congreso online es la planificación, me has escuchado hablar mucho de ello y no es en vano.

Cuando entendemos de manera clara las actividades que debes desarrollar puedes entonces elaborar una planificación de fechas según la disponibilidad de tiempo que puedas invertir en la realización de cada una y en consecuencia crear una fecha para tu congreso realista.

Debes entender que tu proceso involucra a muchas personas, cada uno de los ponentes necesita tener la fecha clara del lanzamiento de tu congreso y poder agendarlo dentro de su calendario de publicación, así lograrás que ellos avisen a su comunidad de su participación.

Tener fechas claras y mantenerlas también ayuda a crear compromisos claros con los sponsor y por supuesto te da una visión general de la evolución de tu congreso.

Control de Tareas

Dentro del proceso de planificación tendrás tareas que deberás desarrollar por cada uno de los ponentes y de no controlar claramente cada una de ellas corres el riesgo de dejar por fuera información que necesitas para avanzar en tu congreso.

No olvides entonces revisar y marcar las tareas completadas y hacer un seguimiento sobre las tareas que están pendientes, de esa forma podrás entonces cumplir con todos los puntos necesarios para desarrollar un congreso virtual exitoso.

Si trabajas con un equipo, entonces asigna las tareas a cada una de las personas, establece reuniones con cierta periodicidad para entender y tener claro los avances y los impedimentos que tenga tu equipo para avanzar, así podrás dirigir con más efectividad a todas las partes.

Costos

La definición de costo es también una parte crucial que muchas personas no toman en consideración, para ello es necesario en primera instancia contar con un presupuesto asignado.

Posteriormente crea un listado de aquellos ítems que forman parte de los gastos de un congreso.  Como es el caso de los pagos a tu equipo, publicidad, incluso tu tiempo en la ejecución del proyecto.

Esta definición te ayudará a tomar decisiones importantes para impulsar o no tu proyecto de manera efectiva.  Por ejemplo aumentar el monto en publicidad o promover el congreso con terceros.

Los sponsor pueden jugar varios papeles dentro del desarrollo del congreso, una de las metas que la mayoría de emprendedores buscan son sponsor que estén dispuestos a realizar una inversión económica en su proyecto, ya que esto se traducirá directamente en presupuesto a invertir dentro del congreso.

Recuerda que existen varios tipos de sponsor en un congreso, lo importante en este sentido es establecer la cantidad de sponsor que desees participen en tu congreso y la participación que pueden tener los mismos.

En líneas generales cada organizador de congresos establece paquetes que resulten atractivos para el sponsor, en el cuál dará visibilidad de su marca por distintas vías y de esta manera el sponsor obtiene publicidad masiva a un precio bajo.

Conclusión

Ahora que ya tienes claro cuales son las expectativas que debes tener clara en un congreso virtual estás lista para vivir esta experiencia.

Recuerda no menosprecies ninguno de estos procesos, mantén constantemente la comunicación con tu equipo y ten muy claro el avance real que están teniendo en la ejecución de las actividades con respecto a la fecha final del congreso.

Así que ¡Manos a la obra!.

Con amor, Mariangel.

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